Procuradoria Geral do Município moderniza estrutura e digitaliza processos judiciais

 

Procuradora Rosilda Carvalho Barboza

Servidora municipal Maria Thereza Souto Nogueira em uma das salas usadas para arquivar os processos judiciais da Procuradoria do Município: digitalização dos documentos vai liberar espaço e evitar o desvio de documentos

Medida vai dar mais agilidade ao serviço e economia aos cofres públicos

Desde 2013, equipe do Setor de Arquivo Judicial da Procuradoria Geral do Município está digitalizando os cerca de 7 mil processos judiciais sob responsabilidade do órgão. A proposta é garantir modernidade, celeridade e eficiência na gestão da pasta, além de economia com a redução do número de cópias de documentos, liberação de espaço físico e a salubridade dos funcionários. A próxima etapa será digitalizar os mais de 16 mil processos do Setor de Executivo Fiscal, responsável pela cobrança da dívida ativa do Município.

Paralelamente ao trabalho de digitalização, será firmado convênio com o Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (TJRJ), a fim de agilizar a cobrança dos débitos levados à Dívida Ativa. O TJRJ doou à Procuradoria dez computadores objetivando a informatização do Executivo Fiscal, o que será facilitado com a assinatura do documento, que se encontra no órgão para análise final. A formalização do convênio dará celeridade e segurança na cobrança dos créditos, aumentando a receita própria do Município em cumprimento à legislação fiscal.

“Há mais ou menos quatro anos esse método de gestão está para ser implantado, mas só neste governo isso foi possível. Foi assinado contrato com o Banco do Brasil, e a minuta de convênio com o Tribunal de Justiça está sendo analisada pelo referido órgão”, adiantou a procuradora geral, Rosilda Carvalho Barboza.

Também foi feito contrato com o Banco do Brasil para a cobrança bancária da Dívida Ativa ajuizada pelo Município, bem como o recolhimento de custas e taxas judiciais. A proposta é dar mais celeridade à recuperação dos valores relativos a impostos, taxas e multas que deixam de ser recolhidos pelos contribuintes. 

Responsável pelo Executivo Fiscal do Município, a advogada Izabel Cristina Maia de Faria aguarda a implantação do método de gestão.  “A digitalização vai favorecer o controle mais rápido e efetivo das ações. Com a digitalização você usa o processo digital, em conjunto com o site do Tribunal de Justiça. Vai facilitar muito, porque hoje em dia, para ter o controle de 16 mil processos no papel é muito complicado. São poucos funcionários, não dá para ter um controle efetivo”, explicou.

Digitalização

Das cerca de 7 mil pastas de processos existentes no Arquivo Judicial, cada uma contendo uma média de 50 páginas, 2.188 foram escaneadas, até o momento, e disponibilizadas em arquivo digital para consulta dos subprocuradores e assessores jurídicos. O trabalho é coordenado pela servidora Maria Thereza Souto Nogueira, auxiliada pelas estagiárias Ana Carolina Almada e Tamara Esteves de Souza, do curso de Direito do Unifeso - Centro Universitário Serra dos Órgãos.

Além de proporcionar melhor condição de consulta dos arquivos, a medida garante mais agilidade ao trabalho dos profissionais do setor, permitindo maior controle do andamento dos processos. Também preserva a saúde dos funcionários, que deixam de manusear documentos expostos ao acúmulo de poeira, o que favorece o surgimento de fungos e bactérias.

Com a medida, em breve as duas salas destinadas exclusivamente à guarda dos documentos físicos serão liberadas para outra utilização. Isso porque os processos judiciais passam a ser arquivados de forma digital, em HD, com a devida cópia de segurança. A redução de despesas com impressão de documentos é outra vantagem.

Segundo a procuradora Rosilda Carvalho Barboza, o arquivamento digital utilizado pelo Ministério Público Estadual foi modelo para a Procuradoria. “Todas as ações em face do município vêm para a Procuradoria, é um volume imenso. Com a digitalização dos processos, cada advogado recebe o arquivo e acompanha em seu computador, facilitando o trabalho da equipe, economizando dinheiro com cópias, poupando espaço para armazenar o documento físico e evitando o desvio de documentos”, enumerou.

Fotos – crédito para Marcelo Rosa.